Las herramientas tecnológicas a disposición de cualquier PYME hoy son numerosas y el mercado es muy dinámico, es fácil perder el ritmo de estos cambios cuando el core de tu negocio no está en la tecnología.

Sacar efectivo provecho de la tecnología y no ahogarse en un mar de implementaciones sin terminar, con herramientas complejas que tu equipo no puede aprovechar y con clientes insatisfechos no es tarea fácil.

Una falla muy común -y quizás la peor de todas- es tercerizar todo lo que necesitas directamente tú o alguien de tu equipo sin tener experiencia en informática. Zapatero a tus zapatos, la primer persona que necesitas en tu equipo es un CTO, se le puede llamar de muchas formas pero en concreto es tu jefe de tecnología. Alguien que pueda coordinar las necesidades de tu negocio y tercerizar aquellas cosas que sean posibles.

Si tu CTO conoce de páginas webs, servidores, redes sociales puede él mismo realizar las tareas que necesitas y tercerizar solo aquellas cosas que no estén a su alcance por falta de tiempo o de conocimientos específicos.

Para saber cuántas personas necesitas de manera estable en tu equipo tecnológico debes saber (conversando con tu CTO) cuales son las herramientas que vas a usar y hasta qué nivel de complejidad debes llevar a cada una de ellas. Este es un trabajo progresivo, no intentes abarcar todo en un primer paso, las herramientas básicas que cualquier empresa necesita son:

Un sitio web con acceso simple y rápido a los productos que tienes disponibles. No olvides definir una política de SEO para que tu sitio sea fácil de encontrar y principalmente que tenga un diseño amigable con dispositivos móviles. Quizás aquí necesites tercerizar el diseño, deja que tu CTO busque al mejor. Si tu sitio web no es intuitivo, fácil de usar o no se ve correctamente en teléfonos o tablets vas a perder audiencia.

La base de datos de los productos o servicios que ofreces: Separada de tu sitio web, es un error muy común definir tus datos mientras construyes tu sitio web. En el futuro vas a necesitar conectar tus datos a una aplicación mobile, a otros sitios de clasificados o a tu propio CRM. Aleja tu base de datos de tu sitio web, define una interface prolija para que tus datos puedan ser consumidos por tu sitio web y demás herramientas. Elige un buen experto aquí que eche a funcionar la primera versión, si tu CTO sabe programar podrá mantener este desarrollo funcionando. No eres el primero que necesita manipular datos de esta forma, revisa desarrollos que estén disponibles de manera abierta, revisa que estándares hay. Vas a querer ser compatible con los productos preexistentes.

Infraestructura, servidores, servicios en la nube: El primer ejemplo de este tipo de servicios es el correo electrónico de tu empresa. También el alojamiento o hosting de tu sitio web y tu base de datos. Junto con tu CTO elige un buen proveedor, no administres esto desde tu empresa. Son servicios complejos y hay muy buenos actores en el mercado, no necesitas soluciones complejas, si hay fallas en esta área van a ser muy visibles.

CRM: Aquí se va a desarrollar la comunicación entre tu equipo y tus clientes. Implementa alguno de los preexistentes, hay libres y gratuitos, también de pago. No puedes darte el lujo de no usar este tipo de herramienta, tu equipo no debe llevar negociaciones por fuera de esta herramienta. Vas a necesitar una buena lista de potenciales clientes para tus campañas de marketing digital. Tu CRM almacena esta información y se alimenta de los datos de tu sitio web, las llamadas telefónicas y las visitas de los clientes a tu oficina. Asegúrate que sea un producto flexible, abierto y que vas a poder conectar este desarrollo a tu base de datos de productos y a tus campañas de marketing digital.

Marketing digital: Necesitas uno o más proveedores que puedan llevar tus productos a la mayor cantidad de audiencia posible. Muchos ofrecen soluciones automatizadas y genéricas, esto es muy útil para la mayoría de los casos pero si tienes productos especiales no dejes de analizar propuestas más complejas e interesantes. Busca un aliado para hacer campañas intensivas y agresivas en tus productos más importantes y conectate a la mayor cantidad de sitios masivos de clasificados para el resto de tus productos.

Comunicación interna: Debes definir espacios internos de conversación, aquí no necesitas gastar dinero, puedes implementar grupos privados en redes sociales o herramientas gratuitas, hay muchas. Deja que tu equipo converse, que fluyan las novedades del sector. Trata de que estos contenidos se difundan a través de un blog en tu sitio web y tus redes sociales. Mantente en contacto con los referentes del sector, invítalos a participar, usa la tecnología para conversar.

Tercerizar desarrollos de software es complejo y tiene algunas claves a seguir. Si se hace bien permite desarrollos sustentables en el tiempo y mantener los costos en los valores mínimos posibles. Aquí puedes ver algunas claves para la tercerización de servicios tecnológicos

Por último, asegurate que tu CTO mantenga documentación al menos básica de cada paso que se toma y cada producto tecnológico que se implementa. Interiorízate de cada cambio al menos a nivel informativo. Cuando la persona en este puesto cambie vas a necesitar toda la información disponible para el nuevo CTO.